Chez Affluences, on aime bien utiliser nos propres outils. Donc quand on a dû organiser le retour des équipes au bureau, il nous a semblé tout naturel d’utiliser notre propre outil de réservation !
Première étape : l’immédiat post confinement
5 mai 2020, réunion au sommet de l’équipe parisienne pour informer de l’organisation du retour dans les bureaux. Nos 150m2 à République sont grands mais rapidement pleins lorsqu’on s’y retrouve tous en même temps.
Rapide passage par notre calculateur de jauge : on décide de limiter le nombre de personnes à 5 (1 par open-space) dans un premier temps pour éviter tout danger.
Comment s’assurer que cette jauge ne sera pas dépassée ? C’est simple : on a utilisé notre outil de réservation !
L’équipe a accès à la page des bureaux dans notre application mobile et peut réserver sa place quand elle le souhaite dans la limite disponible.
Pour les plus tête en l’air, on a même, tout récemment, mis en place des notifications.
Du côté de l’office management, on a accès à un tableau de remplissage des bureaux et on peut savoir en temps réel qui est là ou pas.
Deuxième étape : le retour « à la normale »
Même si la pratique du télétravail est largement habituelle chez Affluences, on a tous hâte de se retrouver. Alors on espère pouvoir bientôt élargir la réservation à un nombre plus important de personnes.
On a donc envisagé plusieurs pistes pour organiser le retour au bureau de toute l’équipe au mois de juin :
Premièrement, la réservation de place attitrée sur le même schéma que précédemment mais avec la possibilité d’accueillir plus de personnes par open-space.
Deuxièmement, fixer une jauge car les bureaux sont déjà équipés de capteurs dans chaque pièce.
Et vous, comment votre entreprise s’est-elle organisée ? N’hésitez pas à nous faire part de vos retours d’expériences !