Les logiciels de gestion des bibliothèques, appelés aussi SIGB (Système Intégré de Gestion des Bibliothèques) sont de plus en plus nombreux et l’étendue de leurs fonctionnalités ne cesse de croître. A en croire le dernier rapport annuel de Tosca consultant (1), dont les principales données sont reprises dans un article d’Archimag du 17 novembre 2021 (2), on ne dénombre pas moins de 134 logiciels métiers qui adressent le secteur des bibliothèques ou médiathèques, municipales ou privées.
Parmi ces éditeurs, d'aucuns se spécialisent sur les emprunts, les réservations, la gestion du personnel, d’autres se revendiquent plus généralistes, mais le maillon manquant reste bien la gestion de l’affluence dans les lieux accueillant du public.
À l’heure où l’accueil dans les bibliothèques et médiathèques est une priorité des collectivités, poussée notamment par la dotation générale de décentralisation, comment des solutions liées à la gestion de l’affluence dans les bibliothèques peuvent elles répondre à des besoins clairs et identifiés du métier ? Qu’apportent-t-elles aux usagers ? Qu’apportent-elles aux responsables des lectures publiques de nos villes ? Et pourquoi la gestion de l’affluence n’est-elle pas davantage intégrée aux logiciels de bibliothèque ?
Système de comptage de personnes : l’oublié des logiciels de bibliothèque
Dès lors qu’une bibliothèque veut analyser l’affluence et en tirer parti, elle doit mettre en place des systèmes de comptage de personnes fiables et adaptés. Si quelques bibliothèques possèdent des capteurs à l’entrée, beaucoup comptent encore les visiteurs à la main. Cela fait partie des nombreuses tâches qu’on demande aujourd’hui aux agents d’accueil dont la mission principale est pourtant d’accueillir, renseigner et conseiller. Depuis la crise sanitaire, on leur demande également de respecter une jauge et de contrôler les pass sanitaires.
De ce fait, de plus en plus de collectivités cherchent des solutions de comptage de personnes dont les données peuvent être exploitées en temps réel pour affiner la jauge d’accueil et paramétrer des alertes en cas de dépassement. Cela permet ainsi de garantir la sécurité des usagers et de répondre aux exigences légales sans charger les agents d’accueil avec ces tâches fastidieuses qui demandent beaucoup de précision.
Les données récoltées par ces systèmes et capteurs peuvent être extrêmement intéressantes dans les cycles de décisions ou pour la communication aux usagers.
Ça vous dirait d’être mis en relation avec un autre responsable de la lecture publique qui utilise nos services ? Contactez-nous !
Communiquer l’affluence en temps réel aux usagers des bibliothèques
Il est effectivement important aujourd’hui de pouvoir communiquer aux usagers les horaires d’ouverture, l’affluence et la prévision d’affluence. C’est d’autant plus important qu’un des premiers objectifs des collectivités est de pouvoir offrir à tous l’accès à la culture et aux bibliothèques. En cela, la communication en temps réel de la fréquentation est indispensable et sort du périmètre des logiciels de bibliothèque.
Ces informations peuvent être communiquées en temps réel sur le site web de la bibliothèque, sur un écran mural à l’entrée de l’établissement et même, sur le portail de la ville directement. Un bel exemple de Smart city !
Par ailleurs, la start’up Affluences permet de communiquer ces informations sur son appli 100% dédiée à l’affluence dans les lieux publics, téléchargée par plus d’un million de personnes, dont de nombreux étudiants. Une aubaine pour améliorer l’expérience des usagers de la bibliothèque et les fidéliser !
De la planification offerte par les logiciels de bibliothèques à la prévision d’affluence
Si les logiciels de bibliothèque ont en général un module dédié à la planification, il tient rarement compte de l’affluence en temps réel, ni de son historique. Les solutions dédiées à la gestion de l’affluence, au contraire, sont dynamiques et, grâce à des algorithmes d’intelligence artificielle, permettent à tout gestionnaire de bibliothèque de faire des prévisions de fréquentation.
Ces prévisions peuvent être communiquées aux usagers au même titre que l’information temps réel pour prévoir leur déplacement dans un établissement. Elles peuvent servir également au responsable du site pour organiser des événements aux moments les plus opportuns ou à planifier les emplois du temps des agents d’accueil.
Prévoir l’affluence des usagers est aujourd’hui un incontournable de la gestion des bibliothèques et médiathèques.
De la réservation de livres à la réservation de places assises, le gap à franchir des SIGB
Tout comme la réservation de livre, la réservation des places assises fait partie des grands chantiers de digitalisation des gestionnaires de bibliothèques municipales. Qu’ils veuillent attirer davantage d’usagers ou gérer l’accès à leurs salles d’étude qui sont parfois réparties sur plusieurs étages, les responsables de bibliothèque apprécient de mettre en place un système de réservation de places assises. Cela contribue à satisfaire l’usager qui sera certain de trouver une place lorsqu’il arrivera et cela permettra également au responsable de la bibliothèque de mieux organiser l’accueil et le nettoyage en fonction de l’affluence.
Si les logiciels de bibliothèque ne proposent pas aujourd’hui de système de réservation de places assises en temps réel, il n’en reste pas moins que l’historique des données relatives à ces réservations est un énorme plus dans le cycle de décision du responsable de la bibliothèque, voire du responsable des lectures publiques de la ville.
Décisionnel : ces données qu’on ne trouve pas encore dans les systèmes de gestion des bibliothèques
En effet, toutes les données issues directement ou indirectement de la mesure de l’affluence peuvent être centralisées sur une interface complète de data visualisation pour prévoir et piloter.
Outre la prévision de l’affluence, elles peuvent permettre d’appuyer auprès des élus des demandes d’élargissement des horaires d’ouverture, ou du moins, des changements notoires sur les plages horaires. Elles permettent également d’agir sur l’organisation du site, la disponibilité des agents, le nettoyage, les infrastructures (faut-il créer de nouvelles salles de lectures, ajouter des places assises ?), etc.
Enfin, le responsable de la bibliothèque pourra obtenir des rapports à date, en quelques clics, pour préparer son rapport annuel. Il n’aura plus qu’à ajouter ces graphiques avec les données de l’affluence à ceux qu’il aura obtenus via son logiciel de gestion de bibliothèque pour le reste de son activité…
Vous éditez un SIGB et vous souhaitez ajouter des fonctionnalités liées à la gestion de l’affluence ? Contactez-nous !
Sources :