La réservation de salles et de places de travail en bibliothèque universitaire a eu le vent en poupe durant la crise sanitaire liée au COVID-19. Le gouvernement a en effet obligé toutes les bibliothèques françaises à s’équiper d’un système de réservation en ligne pour leurs places assises afin de respecter la distanciation sociale et limiter la propagation du virus. Cependant, pandémie ou non, l’intérêt d’un logiciel de réservation reste indispensable pour diverses raisons que nous allons aborder dans cet article !
C’est d’autant plus vrai que le terme de campus intelligent ou “Smart Campus” émerge de plus en plus dans le monde du secteur universitaire. En effet, le profil des étudiants en université a drastiquement changé depuis plusieurs années : natifs du numérique, ils désirent une connectivité accrue et une expérience plus intuitive à l’université et donc à la bibliothèque. Les universités doivent ainsi s’adapter pour proposer des services de plus en plus intelligents, interactifs et interconnectés. Une solution de réservation en ligne permet justement de s’inscrire dans ce projet de “Smart Campus” !
Quel intérêt de se doter d’un logiciel de réservation en bibliothèque ?
Pour vos étudiants
En mettant en place la réservation en ligne de vos espaces, vos étudiants seront informés de leur disponibilité en amont de leur venue puisqu’ils pourront voir quelle place ou salle est déjà réservée. Cela leur évitera donc de se déplacer inutilement si tous les espaces sont déjà occupés. Grâce à ce système de réservation, les longues files d'attente (devant une salle de travail ou à l’accueil pour la réserver) disparaîtront pour le bonheur des étudiants et du personnel de la bibliothèque !
Enfin, la sécurité des étudiants sera garantie en cas d’incident ou de crise sanitaire grâce au contrôle de la jauge en temps réel. Le personnel sera en capacité d’indiquer le nombre précis d’étudiants présents à un instant donné afin de le communiquer aux services de secours lors d’une évacuation par exemple. Par ailleurs, en cas de pandémie, des alertes de dépassement de la jauge peuvent être automatisées afin de respecter la distanciation sociale.
Pour votre bibliothèque
Un logiciel de réservation facilitera le quotidien des bibliothécaires : en effet, vous pourrez gérer votre bibliothèque de manière beaucoup plus sereine puisque les étudiants seront complètement autonomes quant à la réservation des espaces, ce qui vous fera gagner un temps précieux !
Grâce à la maîtrise et l'exploitation des indicateurs d’affluence, vous êtes en mesure de mieux comprendre l’utilisation des espaces et des ressources au sein de votre bibliothèque et donc de mieux comprendre le comportement des étudiants de manière générale ! Vous aurez accès au planning détaillé des réservations réalisées et donc à la disponibilité des ressources restantes.
Est-ce qu’une salle de travail est plus utilisée qu’une autre ? Sur un jour ou sur une plage horaire en particulier ? Autant de questions auxquelles vous allez pouvoir répondre grâce à un système de réservation en ligne.
Finalement, vous parviendrez à lisser vos flux sur la journée en cours puisque les réservations seront mieux réparties dans le temps ! Les étudiants auront en effet une visibilité en temps sur les créneaux occupés et disponibles et choisiront ainsi celui qui leur convient le mieux. Vous améliorez donc leur expérience et leur satisfaction grâce à de meilleures conditions d’accueil : un premier pas vers le campus intelligent !
Pour quels usages ?
Au moment de choisir votre logiciel de réservation, vous avez le choix entre opter pour un logiciel spécialisé dans la réservation de salles ou de places assises ou bien dans la prise de rendez-vous. Il existe également des logiciels comme celui d’Affluences qui permettent de couvrir tous les cas d’usage évoqués. Avant de vous décider, il convient de faire le point sur les fonctionnalités nécessaires à chaque cas d’usage !
Réservation de salles de travail
Objectif : Offrir à vos étudiants la possibilité de réserver en ligne vos salles de travail, vos carrels et vos box.
Avantages : Si vous manquez d’espaces de travail en groupe dans votre bibliothèque et/ou qu’ils sont éparpillés sur de nombreux étages, mettre en place un système de réservation vous permettra de mieux répartir vos flux d’étudiants et d’optimiser leur gestion.
C’est notamment le cas d’une des bibliothèques universitaires de l’Université Jean Moulin de Lyon qui a pu résoudre cette problématique liée à ses espaces de travail grâce au logiciel de réservation d’Affluences. La mise en place de ce dernier a permis d’améliorer la gestion des flux, ainsi que l’expérience des étudiants, notamment grâce à la disparition des files d’attente interminables à l’accueil pour réserver une salle de travail.
Fonctionnalités recommandées : Dans un souci d’adaptation, pensez à libérer vos salles de travail grâce à la validation de présence des usagers. Cette fonctionnalité vous permettra d’avoir un meilleur contrôle sur la présence effective des étudiants à leur réservation et d’optimiser la réservation des salles en cas d’absence d’un étudiant. En effet, si l’étudiant n’a pas validé sa présence une fois le délai de validation dépassé, sa réservation sera automatiquement annulée et la salle sera de nouveau disponible à la réservation. Il existe différentes méthodes de validation : manuelle, par scan de QRcode, etc.
Est-ce que le logiciel que vous miroitez permet de restreindre la réservation aux adresses email ayant le nom de domaine de votre université ? Il s’agit en effet d’une fonctionnalité indispensable pour limiter la réservation des salles à vos étudiants.
Réservation de places assises
Objectif : Offrir à vos étudiants la possibilité de réserver en ligne des places assises prédéfinies
Avantage : Au-delà du confort apporté aux étudiants quant au choix de sa place de travail (avec ou sans ordinateur, à côté de la fenêtre ou en face de ressources documentaires spécifiques…), opter pour un système de réservation de places assises permet de faire face à des contextes sanitaires difficiles comme nous avons pu le connaître ces dernières années. En effet, le respect de la distanciation social est garanti et la propagations de virus est limité grâce au tracking ponctuel des étudiants.
Fonctionnalités recommandées : Ce type d’usage nécessite de numéroter ou d’identifier facilement depuis le back-office vos places assises pour les mettre à disposition de vos étudiants.
Avez-vous penser à intégrer un plan de votre bibliothèque avec les places en question sur l’interface de réservation ? Cela évitera aux étudiants d’aller d’un étage à un autre de la bibliothèque en quête de la place réservée. Ils sauront directement où se diriger en arrivant dans l’enceinte de l’université.
Comme pour la réservation de salles, la validation de présence est plus que nécessaire afin de contourner le risque de no-show des étudiants !
Réservation d’équipements ou de matériel
Objectif : Donner à vos étudiants la possibilité d’emprunter des équipements tels que des ordinateurs, des tablettes, des câbles, du matériel vidéo, … et gérer au mieux leur utilisation.
Avantage : Mettre en place la réservation de vos équipements ou matériels permettra d’optimiser au mieux la gestion de ces derniers, notamment les plus sollicités ! Vous diminuerez également le risque de perte ou de vol puisque chaque réservation sera trackée.
Fonctionnalités recommandées : Si vous utilisez le logiciel de réservation pour cet usage, vérifiez bien qu’il permette de paramétrer des quotas d’utilisation. Ces derniers permettront à l’ensemble des étudiants et de manière équitable d’emprunter les ressources en question.
Réservation d'événements, activités et prise de rendez-vous
Objectif : Simplifier la gestion des événements, activités et rendez-vous grâce à la réservation en ligne
Avantage : Ouvrir vos événements ponctuels et rendez-vous à la réservation vous permettra de gagner un temps considérable sur leur gestion. De plus, grâce à la connaissance exacte du nombre de participants, vous pouvez prévoir précisément toutes les ressources nécessaires au bon déroulement de votre événement : la taille de la salle, le nombre d’équipements, le personnel à déployer, etc. Vous aurez une vision claire du planning de chaque événement, ce qui facilitera grandement votre organisation !
Fonctionnalités recommandées : Inutile de dire qu’il est indispensable que plusieurs personnes puissent réserver le même créneau. Assurez-vous donc que le logiciel dont vous souhaitez vous doter permet de le faire. Il est également important de pouvoir personnaliser simplement le nombre de places que vous mettrez à disposition.
De manière générale, soyez attentifs à l’interface de configuration de vos activités et rendez-vous. Une interface user-friendly vous permettra d'être beaucoup plus efficace au quotidien, notamment si vous proposez de nombreux événements ou activités uniques.
Vous voulez aller plus loin dans la gestion de vos flux d’étudiants ? L’installation d’un système de comptage de personnes dans votre bibliothèque est la solution ! En effet, ce dispositif est capable de mesurer l’affluence en temps réel et de manière prévisionnelle. L’analyse de ces données de fréquentation, en plus de celles liées à la réservation, vous permettra d’optimiser encore plus vos flux d’étudiants !
