Software de reserva de salas y plazas en bibliotecas: ¿dónde estamos?
- Affluences
- 24 feb
- 5 Min. de lectura
El término campus inteligente o «Smart Campus» está cada vez más presente en el mundo universitario. De hecho, el perfil de los estudiantes universitarios ha cambiado drásticamente en los últimos años: nativos digitales, desean una mayor conectividad y una experiencia más intuitiva en la universidad y, por tanto, en la biblioteca. Las universidades deben adaptarse para ofrecer servicios cada vez más inteligentes, interactivos e interconectados. ¡Una solución de reserva en línea permite precisamente inscribirse en este proyecto de «Smart Campus»!
¿Por qué adquirir un software de reserva en la biblioteca?
Para sus estudiantes
Al implementar la reserva en línea de sus espacios, sus estudiantes estarán informados de su disponibilidad antes de su llegada, ya que podrán ver qué lugar o sala ya está reservado. Esto les evitará desplazarse innecesariamente si todas las salas ya están ocupadas. Gracias a este sistema de reserva, las largas colas (frente a una sala de trabajo o en la recepción para reservarla) desaparecerán para satisfacción de los estudiantes y del personal de la biblioteca.
Por último, la seguridad de los estudiantes estará garantizada en caso de incidente o crisis sanitaria gracias al control de la capacidad en tiempo real. El personal podrá indicar el número exacto de estudiantes presentes en un momento dado para comunicarlo a los servicios de emergencia, por ejemplo, durante una evacuación. Además, en caso de pandemia, se pueden automatizar las alertas de sobrepaso de la capacidad para respetar el distanciamiento social.
Para su biblioteca
Un software de reserva facilitará el día a día de los bibliotecarios: de hecho, podrá gestionar su biblioteca de forma mucho más tranquila, ya que los estudiantes serán completamente autónomos a la hora de reservar los espacios, ¡lo que le permitirá ahorrar un tiempo valioso!
Gracias al control y la explotación de los indicadores de afluencia, podrá comprender mejor el uso de los espacios y recursos dentro de su biblioteca y, por lo tanto, comprender mejor el comportamiento de los estudiantes en general. Tendrá acceso a la planificación detallada de las reservas realizadas y, por lo tanto, a la disponibilidad de los recursos restantes.
¿Se utiliza más un aula que otra? ¿En un día o en un horario en particular? Todas estas preguntas podrán responderse gracias a un sistema de reserva en línea.
Finalmente, conseguirás que los flujos de estudiantes se distribuyan de manera uniforme a lo largo del día, ya que las reservas estarán mejor repartidas en el tiempo. Los estudiantes tendrán visibilidad en tiempo real de las franjas horarias ocupadas y disponibles y podrán elegir la que más les convenga. De este modo, mejorarás su experiencia y satisfacción gracias a unas mejores condiciones de acogida: ¡un primer paso hacia el campus inteligente!
¿Para qué usos?
A la hora de elegir su software de reservas, puede optar por un software especializado en la reserva de salas o asientos, o bien en la concertación de citas. También existen programas como el de Affluences que permiten cubrir todos los casos de uso mencionados. Antes de decidirse, es conveniente hacer un balance de las funcionalidades necesarias para cada caso de uso.
Reserva de salas de trabajo
Objetivo: Ofrecer a sus estudiantes la posibilidad de reservar en línea sus salas de trabajo, sus cubículos y sus boxes.
Ventajas: Si le faltan espacios de trabajo en grupo en su biblioteca y/o están repartidos en varias plantas, la implementación de un sistema de reserva le permitirá distribuir mejor los flujos de estudiantes y optimizar su gestión.
Este es el caso de una de las bibliotecas universitarias de la Universidad Jean Moulin de Lyon, que ha podido resolver este problema relacionado con sus espacios de trabajo gracias al software de reserva de Affluences. La implementación de este último ha permitido mejorar la gestión de los flujos, así como la experiencia de los estudiantes, especialmente gracias a la desaparición de las interminables colas en la recepción para reservar una sala de trabajo.
Funcionalidades recomendadas: Para facilitar la adaptación, piense en liberar sus salas de trabajo gracias a la validación de la presencia de los usuarios. Esta funcionalidad le permitirá tener un mejor control sobre la presencia efectiva de los estudiantes en su reserva y optimizar la reserva de las salas en caso de ausencia de un estudiante. De hecho, si el estudiante no ha validado su presencia una vez superado el plazo de validación, su reserva se cancelará automáticamente y la sala volverá a estar disponible para su reserva. Existen diferentes métodos de validación: manual, escaneando un código QR, etc.
¿Permite la aplicación que estáis mirando restringir la reserva a direcciones de correo electrónico con el dominio de vuestra universidad? De hecho, esta es una función esencial para limitar la reserva de salas a vuestros estudiantes.
Reserva de asientos
Objetivo: Ofrecer a sus estudiantes la posibilidad de reservar en línea asientos predefinidos.
Ventaja: Además de la comodidad que supone para los estudiantes la elección de su lugar de trabajo (con o sin ordenador, junto a la ventana o frente a recursos documentales específicos...), optar por un sistema de reserva de asientos permite hacer frente a contextos sanitarios difíciles como los que hemos podido conocer en los últimos años. De hecho, se garantiza el respeto de la distancia social y se limita la propagación del virus gracias al seguimiento puntual de los estudiantes.
Funcionalidades recomendadas: Este tipo de uso requiere numerar o identificar fácilmente desde el back-office sus asientos para ponerlos a disposición de sus estudiantes.
¿Ha pensado en integrar un plano de su biblioteca con los asientos en cuestión en la interfaz de reserva? Esto evitará que los estudiantes tengan que ir de una planta a otra de la biblioteca en busca de la plaza reservada. Sabrán directamente adónde dirigirse al llegar a la universidad.
Al igual que para la reserva de salas, la validación de la asistencia es más que necesaria para evitar el riesgo de que los estudiantes no se presenten.
Reserva de equipos o material
Objetivo: Ofrecer a sus estudiantes la posibilidad de tomar prestados equipos como ordenadores, tabletas, cables, material de vídeo, etc., y gestionar su uso de la mejor manera posible.
Ventaja: Reservar sus equipos o materiales le permitirá optimizar al máximo su gestión, especialmente los más solicitados. También reducirá el riesgo de pérdida o robo, ya que se hará un seguimiento de cada reserva.
Funcionalidades recomendadas: Si utiliza el software de reserva para este fin, compruebe que permite configurar cuotas de uso. Estas permitirán que todos los estudiantes puedan tomar prestados los recursos en cuestión de manera equitativa.
Reserva de eventos, actividades y concertación de citas
Objetivo: simplificar la gestión de eventos, actividades y citas gracias a la reserva en línea
Ventaja: Al permitir la reserva de eventos puntuales y citas, ahorrará mucho tiempo en su gestión. Además, gracias al conocimiento exacto del número de participantes, puede prever con precisión todos los recursos necesarios para el buen desarrollo de su evento: el tamaño de la sala, la cantidad de equipos, el personal a desplegar, etc. ¡Tendrá una visión clara de la planificación de cada evento, lo que facilitará enormemente su organización!
Funciones recomendadas: Huelga decir que es esencial que varias personas puedan reservar el mismo horario. Asegúrese de que el software que desea adquirir le permite hacerlo. También es importante poder personalizar fácilmente el número de plazas que va a ofrecer.
En general, preste atención a la interfaz de configuración de sus actividades y citas. Una interfaz fácil de usar le permitirá ser mucho más eficiente en el día a día, especialmente si ofrece muchos eventos o actividades únicas.
¿Quiere ir más allá en la gestión de sus flujos de estudiantes? ¡La instalación de un sistema de conteo de personas en su biblioteca es la solución! De hecho, este dispositivo es capaz de medir la afluencia en tiempo real y de forma predictiva. El análisis de estos datos de frecuentación, además de los relacionados con la reserva, le permitirá optimizar aún más sus flujos de estudiantes.